O GTD kit de urxencia (parte 3)

A revisión semanal, ou onde mestura 1 e 2

Polo tanto, agora temos 1) As listas de tarefas (un para cada contexto), e 2) proxecto prevé cheo de tarefas futuras, agrupados por secuencias, prioridades e compoñentes. Mix Imos 1) e 2) e estamos case alí, pode cre?

Este é o momento en que a análise semanal faise esencial para o mantemento do noso sistema. En 1), só escribiu a nosa lista de tarefas orientadas por instinto, acaso ou de urxencia, e divídese en contextos. A continuación, desenvolveu 2) mediante o método de planificación natural, e estivemos atractivo "manuais" cheo de tarefas, o noso proxecto plans, desde o que nós imos tomar todas as semanas o que necesitamos ter a sensación agradable de seguir adiante (eu concordo con Allen: a sensación de control é marabillosa, e aumenta co tempo e un bo equilibrio entre ser libre e ser guiado. , o punto perfecto de aplicación da panca). Claro que, ao asimilar os cambios no noso ambiente e os resultados que obtemos das nosas accións, novas ideas xurdirán. Non sería óptimo para maximizar o beneficio que obteñen a partir deles? Iso é o que captura e procesamento son para caixa de entrada.

A filosofía detrás de captura é moi simple: tes que escribir as cousas de inmediato boas ideas teñen os seus propios horarios e humores .. A finais de calquera educación escolar básica, todo o mundo é capaz de expresar unha ampla variedade de ideas e sensacións ... pero a súa expresión perfecta, única, moitas veces vén unha vez, e ten que estar alí cando isto ocorre. Estou seguro que vostede sabe que a sensación de deixar a fuga idea perfecta (máis afondadas suxestións e consellos sobre a captura aquí ).

Aínda peor: algunhas das súas mellores ideas non vai mesmo ser recoñecible no primeiro momento. Moitos momentos de "distracción" son tesouros escondidos onde o descubrimento, o punto de vista inesperado, establece cubertos por minúcias. É por iso que é moi saudable para escribir algo e despois esquecerse completamente sobre el, cando vostede lea de novo vai facelo con ollos distintos, engadindo presupostos distintos, e moitas veces pode levar a descubrir un plan de acción conxunto; revisitando súas notas é semellante a ter un único punto e, a continuación, engadindo un segundo, que constrúe unha liña.

Unha vez máis, se queremos aproveitar o máximo de formas erráticas mente, imos ter un sistema fiable, capaz de manter todas as notas que xa capturados, ás veces en un risco elevado para a nosa saúde persoal (Estou a pensar en certas liñas de metro ), e recuperan-los máis tarde. Entón, aquí vén ao mundo marabilloso da bandexa de entrada de transformación.

Dea as súas notas en calquera dispositivo que funciona para ti: anacos de papel, un portátil, gravacións de voz, un iPhone ... O único requisito é que se sente cómodo e divertido: está indo facer un uso intensivo do mesmo, así que don ' t queren tratar con resistencias inconscientes. Ademais, as ideas, ás veces boas acontecen só porque quería xogar con unha productividade "xoguete" que lle gusta.

Todas estas notas son despois despexados en un só ou varios predeterminado "caixas de entrada", que vai procesar máis tarde, de novo, un por un. De novo, a liberdade formato é total: as caixas de entrada poden ser pratos físicas, directorios de ordenador, en calquera lugar fixo onde vostede sabe que vai atopar as cousas máis tarde.

Entón adquirir o hábito de baleirar as caixas de entrada de cando en vez, un elemento de cada vez, integrando aos seus plans o que é interesante e se librar do resto As regras para o procesamento son simples:. Para cada elemento que ten que preguntar-se: "Isto require unha acción por min?"

A) No ...

... E eu non teño máis> xoga-lo fóra
... Pero pódese esixir que, no futuro,> que mantelo nun recipiente seguro (algún día / talvez lista se é só un proxecto vago, o cartafol correspondente, se pertence a un proxecto activo, almacenamento permanente ...)

B) Si ...

... E iso se pode facer en menos de 2 minutos> Fai iso inmediatamente
... Mais é preciso máis que 2 minutos> Engadir un recordatorio no proxecto correspondente ou lista de tarefas para que atopalo máis tarde.

Allen define 2 opcións, "delegar" (dicir a alguén para coidar del, entón manter o control da tarefa usando un adicional "á espera de" lista), e "posterga-la" (que pode esperar, entón eu vou anota-la onde eu poida atopalo en tempo día x '), pero por unha cuestión de simplicidade, e porque, en xeral, son casos particulares de accións, non vou discutir-las en profundidade.

Vostede repite o elemento de proceso tras elemento, e chega un momento en que todas as súas caixas de entrada están baleiras. Felicitar-se: toda a información relevante está no lugar seguro (a lista ou directorio onde está seguro de atopalo), e se librou do resto.

Esta estrutura de traballo demostrou ser moi popular para o procesamento de correo electrónico. Inbox cero ten efectos moi poderosos na produtividade. Os principios son os mesmos: se crea os cartafoles correspondentes correo-e (acción, algún día / se cadra, para o arquivo) ... despois de abrir o primeiro correo electrónico e preguntar "Será que isto require unha acción por min?", E movelo de acordo co o cartafol certa, fai-o se esixe máis que 2 minutos ... teña coidado de non mesturar as dúas fases, a acción o proceso de dixitalización e recibir. Lembre: se é preciso máis que 2 minutos, movelo ó directorio de acción e tratar con el máis tarde. A Internet ten toneladas de información sobre GTD de correo-e, por exemplo aquí e aquí . Tamén pode tomar GTD para o seu escritorio , realmente gustoume esta: é moi calmante para sacar a desorde da súa apertura da pantalla.

Entón nós tomamos as nosas listas de tarefas e dividiuse os en contextos. Nós aprenden como producir mellores ideas e integralas-los en estruturas grazas á planificación natural. Nós engadimos a "actitude de captura", e agora, tras o procesamento caixa de entrada, o noso sistema comeza a "respirar". Eureka! Existen só deixou algúns detalles lixeiros sobre arquivo, e estamos a facer. Por suposto, este é só un breve resumo do sistema, para obter máis información, como de costume, eu recomendo que sexa ortodoxa e ler o libro de Allen. Non vai arrepentir.

Cantas caixas de entrada que ten? Vostede proceso-los todos dunha vez? Vostede cre en Inbox cero de correo-e?